Control y Gestion de reuniones

Este documento describe cómo una empresa tecnológica logró transformar su gestión de reuniones utilizando las funcionalidades de PraxSuite. Integra tanto el caso de éxito como la guía detallada para implementar un centro de gestión de reuniones mediante tablas y formularios.

Resumen Ejecutivo

En medio de un crecimiento exponencial de cuentas y proyectos, un equipo comercial y de soporte enfrentaba una realidad común: reuniones sin seguimiento, acuerdos que se diluían en la memoria y una ausencia total de trazabilidad. Con la adaptacion del sistema de gestión de reuniones de PraxSuite, lograron registrar, centralizar y profesionalizar cada encuentro con sus clientes, elevando la efectividad de su comunicación y fortaleciendo la confianza en sus relaciones comerciales.

Contexto del Cliente

La organización, enfocada en servicios tecnológicos B2B, gestiona un volumen alto de reuniones semanales entre áreas de soporte, ventas y dirección con diversos clientes en Latinoamérica. Hasta hace poco, cada miembro del equipo anotaba sus reuniones como podía: libretas, calendarios personales, o simplemente de memoria.

Falta de trazabilidad: Nadie sabía qué se había hablado en la última reunión con un cliente determinado.

Pérdida de compromisos: No existía un registro claro de acuerdos o tareas posteriores.

Descentralización: Cada área usaba sus propios medios para planificar y registrar reuniones, sin conexión entre sí.

Solución con PraxSuite

Adaptaron el sistema de PraxSuite para la gestión unificada de reuniones, iniciando con la creación de una tabla base y un formulario público que todo el equipo pudiera usar de forma simple y rápida. La clave fue combinar una estructura estandarizada con facilidad de uso.

Tabla de Gestión de Reuniones

Para comenzar a registrar reuniones en PraxSuite, el primer paso es crear una tabla (revisar tipos de datos aquí)

En el costado izquierdo de PraxSuite, encontramos las Tables, para crear una nueva debemos cliquear "+ New Table".

La estructura de la tabla debe ser la siguiente :

• Columna de nombre (Text): En esta columna se registra el nombre del cliente con quien nos reunimos.

• Columna de company (Text): En esta columna se almacena la información de la empresa a la cual pertenece el contacto.

• Columna de fecha (Date): En esta columna ingresaremos la fecha en la cual se realiza la reunión.

• Columna de tipo de reunión (Text): Esta columna es para definir el tipo de reunión la cual se va a realizar.

• Columna de estado de la reunión (Label) : Esta columna debe estar asociada a un grupo de etiquetas (labels) lo que nos permite saber cuál es estado actual de nuestra reunión. Para ello debemos crear nuestro grupo de etiquetas (labels) en el apartado Labels (revisar tipos de datos aquí), una vez creado el grupo de etiquetas debemos crear los estados que tendrán nuestras reuniones y finalmente generar una columna asociada a nuestro grupo de etiquetas

• Columna de responsable de la reunión (Label) : La columna del responsable de la reunión al igual que la anterior de estar asociada a un grupo de etiquetas, pero esta vez debe tener los nombres de nuestro equipo, ya que, ellos serán los encargados de realizar la reunión.

• Columna de minuta de la reunión (Text): En esta columna se ingresará la minuta de la reunion, de esta forma podremos almacenar la informacion conversada durante la reunion y en caso de ser necesario se pueden revisar los compromisos adquiridos

• Una vez configurada la tabla debe verse de esta forma.

Formulario para gestión de reuniones.

Ya teniendo nuestra tabla creada deberemos asociar y crear un formulario (revisar tipos de datos aquí) de nuestra tabla. Que permita a nuestros colaboradores ingresar de forma rápida y sencilla sus reuniones y la información de estas

Para ello debemos hacer clic en el costado izquierdo especificamente en "Forms" y luego creamos un nuevo formulario haciendo clic en " + New Form"

Luego de crear nuestro formulario comenzamos a agregar las preguntas que nos permitiran recopilar la información necesaria.

• Nombre del cliente: En esta pregunta nuestro equipo debe ingresar el nombre del cliente.

• Empresa: Esta pregunta nos va a permitir saber cuál es la empresa a la pertenece la persona que asistirá a la reunión

• Fecha: Esta pregunta va a registrar la fecha en la cual se debe realizar la reunión, nuestros colaboradores deberán seleccionar la fecha agendada para su reunión.

• Tipo de reunión: En esta pregunta se indica el tipo de reunión que corresponde. Ya sea reunión de soporte, ventas, alianzas entre otras.

• Estado de reunión: Esta pregunta va a registrar el estado en el cual se encuentra la reunión, al estar asociada a un grupo de etiquetas , los colaboradores deberan selecionar el estado actual al momento de ingresar el formulario.

• Responsable de la reunión: Al tener creado el grupo de etiquetas con el nombre de los miembros de nuestro equipo, en esta pregunta solamente debemos seleccionar quien es el encargado de realizar la reunión.

• Minuta de la reunión: En esta pregunta se ingresará la minuta de la reunión. De esta forma toda la información estará centralizada en una sola tabla.

• Una vez creado el formulario se verá de la siguiente forma:

¿Cómo compartir el acceso al formulario con nuestro equipo?

Para obtener la URL para otorgar acceso directo a nuestros colaboradores para que puedan enviar la informacion de sus reuniones debemos abrir el formulario público para ello haremos clic en la tuerca de configuración en el costado inferior derecho y luego haremos clic en "Open public form"

Una vez dentro del formulario publico debemos copiar la URL que aparece en la parte superior de nuestra pantalla y la podremos enviar para que comiencen a rellenar el formulario con sus reuniones.

Cuando nuestro equipo comience a rellenar el formulario , este va a nutrir nuestra tabla y esta comenzara a verse de la siguiente forma :

Resultados Obtenidos

✅ 100% de las reuniones relevantes registradas desde el primer mes.

📁 Acceso inmediato a históricos de reuniones por cliente.

📉 Reducción del 40% en compromisos olvidados gracias a las minutas.

👔 Mejora significativa en la percepción del cliente por el seguimiento profesional.